Las 8 preguntas que hacer antes de reservar un espacio para tu evento

Por Eventoideal

27/Julio/2017

Reservar un espacio para un evento: las preguntas que hacer antes de decidirse

La reserva del espacio es la decisión más importante a la hora de organizar un evento.

Son muchas las decisiones que se han de tomar para organizar el evento ideal pero lo cierto es que la elección del lugar adecuado tiene una importancia particular ya que esta decisión influirá sobre las demás.

 

Define tus requisitos antes de empezar a buscar un espacio para tu evento

 

Para que la búsqueda y la selección de lugares posibles para la celebración de un evento sea lo más eficiente posible hay que tener muy claro desde un principio, antes de iniciar la búsqueda, lo que necesitamos para nuestro evento.
Son algunas preguntas básicas que nos ayudarán a enfocar mejor nuestra selección y así evitar perder tiempo contactando con espacios que de por sí no nos encajan:

 

  • la ubicación (¿Dónde celebraré mi evento?)

  • el tamaño del espacio (¿Cuántos comensales seremos?)

  • el tipo de espacio (¿Dónde me gustaría organizar mi evento? ¿En una finca, una masía, un hotel, un restaurante?)

  • el presupuesto (¿Cuánto me puedo gastar en total?)

  • los servicios necesarios (Además del espacio, qué necesitaré: catering, audiovisuales, decoración,etc. ...?)

 

Cuando lo tenemos claro, podemos empezar a seleccionar los espacios que, según la información disponible, podrían cumplir con nuestros requisitos y contactar con sus equipos para organizar una visita al lugar.

Llega entonces el momento de entrar más en detalle sobre las especificidades del espacio y estar totalmente seguro de que se adecue a lo que necesitamos.

Aquí os dejamos la lista definitiva de las 8 preguntas por hacer a un event manager antes de contratar su espacio.

 

Preguntas claves antes de reservar un espacio para tu evento

 

1) ¿Cuál es el número de personas máximo que puede acoger el espacio según cada tipo de montaje?

 

Como mencionado previamente, normalmente habrás comprobado desde un principio que el espacio puede acoger a todos tus invitados y que no sea demasiado pequeño ni demasiado grande…
Imagínate que sois 20 en un espacio para 200 personas, tampoco estarás a gusto.
Pero esta pregunta es absolutamente clave y mejor tener muy claro la capacidad del espacio según el montaje que quieres realizar.
Un lugar puede tener una capacidad para 200 personas en formato cóctel, pero si estás organizando una cena banquete para 180 personas, puede que entonces quede pequeño.

Pregunta también la disposición, un espacio puede tener una capacidad total de 300 personas, pero dividido en varias salas o plantas.
Si lo que buscas es que tus invitados estén todos en una misma sala diáfana, este espacio no será el adecuado para tu evento.
Intenta ser lo más preciso posible cuando hables con el responsable del espacio, explicando exactamente lo que necesitas, evitarás así sorpresas desagradables.

 

2) Si necesito montar el espacio el día anterior al evento, ¿cuáles son los costes adicionales?

 

Según la hora de inicio de tu evento o la complejidad del montaje puede ser que necesites entrar en el espacio el día anterior.
Es muy importante que lo menciones al responsable del espacio escogido.
No solamente por un tema de coste sino también para estar seguro de que el espacio esté disponible también un día antes para el montaje.
Si hay un evento ya confirmado este mismo día puede ser que tengas que buscar otra fecha u otro espacio para poder reservar el sitio dos días seguidos.

 

3) ¿Hay costes adicionales para el uso del material audiovisual?

 

Seguramente a lo largo de tu evento necesitarás material de sonido, pantallas, proyectores, micrófonos, etc…
No des por hecho que con el alquiler del espacio entra también el uso del material audiovisual. Averigua previamente si el espacio dispone de dicho material y cuál es el coste que supone su utilización.

 

4)¿Puedo contratar proveedores externos?

 

Cada espacio tiene una política propia en cuanto a la contratación de proveedores externos. Pregunta al responsable del espacio si tiene exclusividad con algunos proveedores y el coste añadido que puede suponer llevar proveedores externos.

 

5) ¿Se puede añadir comida y bebida durante el evento?

 

¿No tienes muy claro todavía cuánto tiempo durará tu evento? Coméntalo con antelación con el responsable del evento o el proveedor encargado del catering para asegurarte que, en el caso que fuera necesario, podrás ampliar estos servicios.

Por lo que concierne a la comida, suele ser más complicado, salvo que organices tu evento en un restaurante, ya que la organización del cóctel o banquete requiere una previsión y preparación con antelación.
En el caso de la bebida, la mayoría de los espacios ofrecen la opción de alargar el servicio de barra durante el mismo evento.

 

6) ¿Hasta qué hora se puede alargar el evento?

 

Es una pregunta mucho más importante de la que parece.
¿Tienes ganas de una gran fiesta y el local que tanto te gusta no tiene licencia para abrir a partir de cierta hora?
Vas a tener entonces que elegir si quedarte con tu flechazo o buscar otro espacio que se adecue mejor a lo que tienes pensado.
Los locales según su ubicación, licencia o política interna pueden tener restricciones a nivel de horarios, entérate antes de tomar tu decisión.

 

7) ¿Cómo se procede al pago?

 

En este caso también, cada espacio suele tener una política propia. Antes de reservar en firme un lugar, infórmate sobre las modalidades y plazos de pago, así como las condiciones de cancelación.

 

8) ¿Dónde se puede aparcar?

 

Puede parecer muy básica, pero en la organización del evento esta pregunta tiene una gran importancia práctica.
Si los invitados vienen en coche hay que proporcionarles instrucciones para dejárselo lo más fácil posible.
Y si tienes un servicio de autobuses previsto asegúrate que pueda acceder fácilmente al espacio y parar el tiempo suficiente para que bajen los invitados.

 

Con estos 8 puntos aclarados ya estás listo para contratar el espacio perfecto para tu evento.

 

¿Ves algunas otras preguntas por hacer que nos ha escapado? ¡Coméntanoslo!

 

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